Asi každá firma či podnik má okrem každodenných povinností, aj starosti s nespočetným množstvom papierov. Veľakrát si lámeme hlavu nad množstvom úradných listov, faktúr či zmlúv, ktoré zakladáme do šanónov a keď ich rýchlo potrebujeme nájsť, máme s tým problém.
Tento stav nám neuľahčuje ani fakt, že viac ako rok platí novelizácia zákona o uchovávaní účtovných dokumentov, na dobu viac ako 10 rokov.
Každá firma má povinnosť archivovať alebo správnejšie uchovávať dokumenty. Niektoré podliehajú zákonu o účtovníctve, iné povinnosti o ochrane osobných údajov.
Spoločnosti, ktoré riešia uskladnenie dokumentov garantujú ochranu osobných údajov v zmysle zákona Národnej rady Slovenskej republiky č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov. GDPR, nároky na triedenie odpadu a čoraz prísnejšie legislatívne normy týkajúce sa jeho zhodnocovania robia vrásky na čele nejednému riaditeľovi alebo konateľovi spoločnosti.
Na Slovensku už niekoľko rokov existuje služba digitalizácie dokumentov, ktorá prepája nové technológie s tradičnými službami. Spoločnosti, ako je napríklad Iron Mountain, vám urobia poriadok v dokumentoch a vy usporený čas môžete venovať svojej agende v práci alebo rozvoju svojho podnikania.
„Verím, že časom sa budeme môcť úplne oslobodiť, od nadbytočných papierových dokumentov. Nielenže budeme šetrnejší k životnému prostrediu, ale hlavne schopnejší efektívnejšie pracovať alebo podnikať. Digitalizácia prináša rôzne pozitíva do každej spoločnosti. Hlavná výhoda je určite ušetrený čas a poriadok medzi dokumentmi. Namiesto toho, aby dokumenty ležali v skriniach, na stoloch, alebo v zásuvkách, budú bezpečne uložené v úložisku a v bezpečnom registratúrnom stredisku, „ vysvetľuje Mikuláš Herškovič, zo spoločnosti Iron Mountain Slovakia.
Ak chcete mať vo firemných dokumentoch poriadok odporúčame osloviť na to odborníkov. V praxi to znamená, vo firme máte dokumenty a keď potrebujete z nich niečo zistiť, tak to trvá aj niekoľko dní. Ale môže to byť aj inak.
Mikuláš Herškovič, managing director Iron Mountain Slovakia
„Môžeme začať aj tak, že po dohode prídeme k vám do firmy. Roztriedime všetky vaše dokumenty a vy sa dozviete čo treba ponechať a čo sa môžete bezpečne skartovať. My to urobíme za vás. Následne papierové dokumenty odvezieme k nám do zabezpečeného priestoru, obrovského registratúrneho strediska, kde ich zaregistrujeme do systémov. Napríklad aj tých v ktorých vaša spoločnosť pracuje.
Tie dokumenty, ktoré ste sa rozhodli nedigitalizovať, uložíme do bezpečných priestorov registratúrneho strediska. Stráženého 24 hodín 7 dní v týždni. Zvyšné zdigitalizujeme. V tomto procese sa zároveň pomocou rozpoznávania textu môžu získať rôzne metadáta indexáciou. Z každého dokumentu, urobíme výber tých najdôležitejších informácii z textu, hovoríme tomu vyťažovanie informácií.
Následne ich uložíme do extra súboru k dokumentu, ide o tzv. detail dokumentu. Napríklad dokedy zmluva platí, čo je predmetom zmluvy, a.i. a uložíme ich do nášho prísne zabezpečeného úložiska. Čiže, keď budete čokoľvek potrebovať, všetko máte zaznamenané a vieme to vytiahnuť kedykoľvek na vaše požiadanie a ušetríte si veľa času,“ vysvetľuje Herškovič.
Prečítajte si 8 dôvodov ako digitalizácia zjednoduší váš každodenný pracovný kolotoč a spríjemní vaše pracovné prostredie.
Teraz to bude ešte náročnejšie, papierových dokumentov bude firmám pribúdať. Ako sme už spomínali, spoločnosti sú povinné firemné dokumenty uchovávať. Mali by sa preto zamyslieť nad metodikou toku dokumentov vo firme, ich uskladňovanie a prístup k nim. To, že niečo odpracete do miestnosti, ktorú ste nazvali sklad, nie je riešenie.
Ak neviete čo sa s vašimi dokumentmi vo firme deje, nemáte vytvorený proces uchovávania, tak porušujete nie len zákon, ale koledujete si o nemalú pokutu. Problémy vznikajú ak sa potrebujete dostať k informáciám z dokumentov rýchlo. Manuálne vyhľadávanie vám zaberie veľa času a skomplikujete si situáciu aj na niekoľko dní.
Informácie, teda dáta sú životnou miazgou každej spoločnosti. Strata dokumentov a informácií v nich, z dôvodu krádeže, poškodenia pri nesprávnej preprave, alebo uskladnení, zničení pri požiari, vytopení, môže vážne poškodiť meno a dôveryhodnosť vašej spoločnosti.
Však najbežnejšou príčinou straty dát je práve zlyhanie človeka. A preto ochrana a zabezpečenie by mali patriť ku kľúčovým úlohám každej spoločnosti. Nevhodné použitie alebo zverejnenie citlivých informácií môže spôsobiť závažné poškodenie spoločnosti.
Podceňovanie otázok bezpečnosti voči akýmkoľvek tretím stranám, ktorým firma zveruje do rúk cenné dáta, môže spôsobiť obrovské škody.
V prípade incidentov pochádzajúcich od tretích strán boli najčastejšie zasiahnuté tieto tri typy údajov:
| Malé a stredné firmy | Veľké firmy | |
| citlivé informácie o zákazníkoch | 49 % | 40 % |
| informácie o zamestnancoch | 35 % | 36 % |
| e-mailová a interná komunikácia | 31 % | 35 % |
Preto je dôležité, aby spoločnosti mali pod kontrolou všetky dáta a mali by mať zavedené účinné bezpečnostné stratégie.
S dodržiavaním platnej legislatívy sa spája množstvo potencionálnych rizík, a preto je dobré ak vám niekto pomôže zorientovať sa v spleti týchto povinností a pozrú sa na ochranu vašich dát zo širšieho uhla pohľadu.
„V našej spoločnosti máme zavedené prísne procesy pri práci s vašimi dokumentmi, či už s papierovými alebo digitálnymi. Okrem toho je náš sklad dvadsať štyri hodín nepretržite monitorovaný a napojený na pult centralizovanej ochrany,“ uvádza Renta Jurášková, Iron Mountain Slovakia.
Urobte hrubú čiaru za preplnenými pracovnými e-mailovými schránkami a zbytočne preťaženým diskom. Digitálne informácie, ktoré nemôžete zmazať a obsahujú citlivé informácie možno bezpečne uchovať.
Získate tak viac priestoru vo vašich počítačoch, ktoré prečistením nakopnete k vyšším výkonom. Vytvorte preto interné smernice, ako uchovávať potrebné dokumenty a zmazať tie, ktoré zbytočne zaberajú digitálny priestor.
Pokiaľ sú dokumenty zdigitalizované a nepodliehajú registratúrnemu plánu, legislatíve o archivácii, je efektívne ich skartovať bezpečne a dôverne.
Efektívnym a zároveň ekologickým spôsobom skartovania sa zaoberajú špeciálne spoločnosti, ktoré papier pravidelne odvážajú v zabezpečených špeciálnych boxoch, potom ho rozdrvia a ďalej posúvajú na celulózky na recykláciu.
Preto by ste mali pouvažovať o dôveryhodnom partnerovi, ktorý vám pomôže s bezpečným skartačným programom. Inak vedeli ste, že na Slovensko sa musí odpadový papier dovážať, pretože napríklad papierne v Žiline majú nenaplnené kapacity? So správnym recyklačným programom vašej spoločnosti môžete i vy tento trend zmeniť.
Lojalita zamestnancov je v posledných rokoch veľmi vyhľadávaná. Fluktuácia a nedostatok pracovnej sily sa čoraz častejšie stávajú témou dňa na firemných poradách. Spoločnosti stále viac robia employer branding alebo recruitment marketing na nájdenie vhodných ľudí do ich tímu.
Vedeli ste, že čisté pracovné prostredie zvyšuje lojalitu vašich zamestnancov? Každý z nás sa cíti dobre v upratanej kancelárii bez hromady papierov a šanónov. Asi je preto načase urobiť veľké upratovanie vo vašich kanceláriách a uvidíte ako to vaši kolegovia ocenia.
Ľudia, ktorí majú na pracovnom stole chaos a neporiadok sú nesystematický, neurotickí, a majú slabý pracovný výkon. Ich produktivitu ale môžete zvýšiť digitalizáciou.
Zaveďte vo firme interné pravidlo, vďaka ktorému sa dokumenty začnú uchovávať hneď v digitálnej forme podľa vašich interných pravidiel a nebudú sa tlačiť. Nielenže uchránite životné prostredie, ale aj zvýšite produktivitu práce na pracovisku.
Aj vy máte vo firme sklady s preplnenými policami a už teraz viete, že onedlho budete musieť vytvoriť ďalšie miesto na skladovanie dokumentov? Dajte už zaprataným skladom červenú.
Zdigitalizujte všetky dokumenty, ekologicky a bezpečne zhodnoťte papier a prázdne regály darujte školám alebo neziskovým organizáciám, urobíte tak nielen dobrý skutok.
Povýšite sociálny program vašej firmy na inú úroveň a získate priestor na vytvorenie oddychovej zóny pre zamestnancov, ktorí určite ocenia rannú kávu v prítomnosti kolegov na pohovke viac ako v uniformnej kuchynke.
Kráčajte so súčasnými trendmi a zaraďte sa aj vy medzi prvých inovátorov v oblasti ochrany životného prostredia a zlepšenia vašej firemnej kultúry. Zaveďte interné pravidlá, vďaka ktorým sa bude čo najviac dokumentov posielať a spracovávať elektronicky.
Posielajte zamestnancom výplatné pásky prostredníctvom e-mailu, dohodnite sa s vašimi dodávateľmi a odberateľmi na elektronickom zasielaní faktúr a objednávok a snažte sa čo najviac korešpondencie vybaviť elektronicky.
