Už niekoľko rokov platí novela zákona o účtovníctve, ktorá predĺžila dobu uchovávania účtovných dokladov z pôvodných piatich na desať rokov.
Podnikateľom tak vznikla nielen ďalšia povinnosť, ale aj nároky na skladovanie rozsiahlej dokumentácie.
Ako naložiť s nekonečným množstvom šanónov a aké sankcie hrozia pri nedodržaní zákona? Aj nad odpoveďami na tieto otázky by ste sa mali zamyslieť, a to nielen pri odovzdaní účtovnej závierky daňovému úradu.
Uchovávanie účtovných dokumentov upravuje nielen zákon o účtovníctve, ale aj rada ďalších legislatívnych noriem. Patrí sem zákon o DPH, zákon o sociálnom poistení, zákon o zdravotnom poistení a v neposlednom rade zákon č. 395/2002 o archívoch a registratúrach.
Platí zásada, že ak niektorý z vyššie uvedených zákonov určuje vyšší počet rokov na uchovanie určitých účtovných dokumentov, potom má prednosť pred samotným zákon o účtovníctve.
Určite poznáte situácie, keď v návale denných povinností niekedy nestíhate prejsť ani prichádzajúcu korešpondenciu a nie to ešte študovať niekoľko legislatívnych predpisov.
Preto sme pre vás pripravili stručný sumár s jednotlivými účtovnými dokladmi a požadovaným obdobím ich uskladnenia:
| Účtovný doklad | Požadovaná doba uskladnenia v rokoch |
| Faktúry (dodávateľské aj odberateľské) | 10 (stačí uchovávať iba sken) |
| Objednávky | 10 |
| Pokladňa (pokladničné doklady, pokladničné knihy) | 10 |
| Bankové doklady a bankové výpisy | 10 |
| Účtovná závierka a výročná správa | 10 |
| Mzdové listy | 50 |
| Výplatné listiny a ostatná mzdová dokumentácia | 10 |
| Nemocenské poistenie – dávky, prihlášky, ohlášky, zmeny | 10 |
| Odpisový plán, inventúrne súpisy a inventarizačné zápisy | 10 |
Aj keď novela zákona o účtovníctve nadobudla účinnosť až 1.1.2018, neznamená to, že všetky staršie účtovné dokumenty môžete skartovať, alebo niektoré z nich (napr. objednávky, odpisový plán a pod.) skladovať len päť rokov ako to určoval zákon o účtovníctve pred jeho novelizáciou.
Neporiadok v archíve spôsobuje vo firme veľké problémy.
Účtovné dokumenty vystavené od 1.1.2013 treba uchovávať najbližších 10 rokov nasledujúcich po roku, ku ktorému tieto doklady prislúchajú.
Takže, ak ste nejaký účtovný doklad vystavili v júli 2013, musíte ho vo vašom podniku mať k dispozícii minimálne do konca roka 2023 a môžete tak urobiť v papierovej alebo elektronickej podobe. Za porušenie zákona vám v tomto prípade môže daňový úrad uvaliť pokutu až do výšky 100 tisíc eur.
„Novela zákona o účtovníctve môže byť vstupnou bránou do digitalizácie dokumentov na Slovensku,“ domnieva sa Renáta Jurášková zo spoločnosti Iron Mountain Slovakia.
Profesionálne vyškolení zamestnanci spoločnosti vám urobia poriadok s niekoľkoročnými účtovnými dokladmi a vy sa tak efektívne môžete venovať namiesto upratovania a zväčšovania skladových priestorov rozvoju svojho podnikania.
„Veľakrát v praxi prichádzame do kontaktu s klientmi, ktorí si myslia, že pred plánovanou kontrolou alebo pri potrebe nájsť požadovaný dokument stačí poslať do skladu asistentku a vec je vybavená.
Keď však takáto situácia nastane, dokumenty zvyknú záhadne zmiznúť. Alebo asistentka, účtovníčka a nakoniec i samotný konateľ v sklade strávia ďalšie štyri dni, pokiaľ nájdu hľadané doklady spred piatich rokov,“ rozoberá aktuálnu situáciu na slovenskom podnikateľskom trhu Renáta Jurášková.
Spoločnosť Iron Mountain vaše účtovné doklady bezpečne prepraví a uloží v registratúrnom stredisku mimo vášho pracoviska, zdigitalizuje a v prípade Vášho záujmu taktiež jednotlivé dokumenty zindexuje. Následne budete pomocou vyhľadávača schopní obratom nájsť to, čo aktuálne potrebujete.
