Prečo by sa firmy mali zbaviť papierových dokumentov a prijať digitálnu transformáciu? Přemysl Nikrmajer, obchodný riaditeľ spoločnosti Iron Mountain, hovorí, že hlavnou motiváciou je otázka, ako dosiahnuť "bezpapierovú kanceláriu" tak, aby ľudia mohli pracovať z akéhokoľvek miesta.
Práca z domu je stále atraktívna, preto musíme zabezpečiť, aby čo najviac fungovala v digitálnom prostredí. Ako teda urobiť z klasickej "papierovej" kancelárie modernú a digitálnu?
Právne predpisy vyžadujú, aby spoločnosti uchovávali určité dokumenty v papierovej podobe. Ako dlho je potrebné dokumenty uchovávať, si môžete prečítať v článku Archivácia účtovných dokladov: Čo a ako dlho archivovať podľa zákona. Firmy však police so zakladačmi rušia úplne alebo tieto priestory využívajú inak a dokumenty radšej presúvajú do externých archívov. Výhodou externých archívov je, že firma si môže svoje dokumenty kedykoľvek vyžiadať. Požadovaný dokument sa následne vyhľadá, naskenuje a v prípade potreby odošle. Takýmto spôsobom môže byť u vás do niekoľkých hodín.
Firma by mala vytvárať dokumenty už v elektronickej podobe, ale zároveň sa stále musí zaoberať tými papierovými. Podnik rieši tento problém tak, že dokumenty, ktoré sú často potrebné, sa zdigitalizujú. Zvyšok zostáva fyzicky v archíve. V ideálnom prípade by digitalizácia mala prebiehať súčasne, ale môže byť rozdelená aj podľa jednotlivých oddelení.
Na dosiahnutie "paperless kancelárie" je rozhodujúca kontinuita jednotlivých krokov. Implementáciu výrazne zjednoduší, ak väčšinu krokov zastreší jeden dodávateľ. Tým sa zabezpečí lepšia kontrola celého procesu.
Firmy si papierové dokumenty nevytvárajú len samé. Veľká časť týchto dokumentov prichádza denne z rôznych externých zdrojov. Tento problém rieši inteligentný systém digitálnej podateľne. Všetko, čo príde poštou, sa naskenuje, uloží a archivuje. Následne je možné v pošte a jej obsahu vyhľadávať podľa kľúčových slov.
Aby firma neprodukovala viac papierových dokumentov, je vhodné mať nastavený správny softvér na vytváranie nových dokumentov. Môžu sa schvaľovať, vyhľadávať, a sú dostupné každému, pričom je možné kontrolovať jednotlivé prístupy zamestnancov. Zároveň sa do softvéru môžu importovať staré dokumenty a firma ich tak môže mať na jednom mieste. Dokumenty je následne možné podpísať aj elektronicky.
Prevažnú väčšinu zmlúv dnes možno podpísať jednoduchým elektronickým podpisom vo formáte PDF.
Dáta majú pre firmy veľkú hodnotu. Na prijímanie úspešných a správnych obchodných rozhodnutí môže spoločnosť využiť pomoc umelej inteligencie. Umelá inteligencia môže priniesť najväčšiu pridanú hodnotu pri analýze údajov v neštruktúrovanej podobe. Ide napríklad o zmluvy, ktoré sú v spoločnosti už desiatky rokov, ich forma sa zmenila a obsahujú množstvo dodatkov a neštandardných ustanovení. Analýza údajov z takýchto zmlúv je doslova nadľudská úloha, ktorú AI dokáže ľahko vyriešiť.
