Orientovať sa v rôznych softvérových platformách a nástrojoch pre podnikanie môže byť zložité. Rozhodovanie o tom, ktorá platforma je pre vašu firmu vhodná, môže zas byť časovo náročné... V tomto príspevku si vysvetlíme význam jednotlivých pojmov a rozdiel medzi systémami na správu dokumentov (DMS), systémami na správu podnikového obsahu (ECM) a systémami na riadenie podnikových procesov (BPM). Zistite, prečo sú tieto platformy dôležité a ako vám môžu pomôcť pri rozvoji vášho podnikania.
Systémy správy dokumentov (Document Managemet System, alebo DMS) jsú navrhnuté tak, aby vám pomohli ukladať a spravovať všetky vaše digitálne dokumenty na jednom mieste. Systém DMS vám umožňuje jednoducho vyhľadávať, zdieľať a upravovať dokumenty odkiaľkoľvek, kde sa môžete pripojiť na internet. Niektoré platformy DMS ponúkajú aj ďalšie užitočné funkcie, ako je napríklad kontrola verzií a automatizácia pracovných postupov, ktoré uľahčujú tímom spoluprácu na projektoch v rámci spoločnosti aj mimo nej.
Systém pre správu podnikových informácií (ECM) je rozšírením koncepcie DMS a zahŕňa správu celého životného cyklu dokumentov, od ich vytvorenia až po archiváciu a likvidáciu. ECM zahŕňa aj ďalšie aspekty správy podnikových informácií, ako je správa digitálnych informačných tokov, správa záznamov, správa pracovných postupov a správa elektronických formulárov. ECM je užitočné najmä pre väčšie organizácie, ktoré majú viacero tímov pracujúcich na rôznych projektoch súčasne.
Systémy pre správu podnikového obsahu umožňujú používateľom vytvárať databázy digitálneho obsahu s možnosťou vyhľadávania, ako sú dokumenty, obrázky, videá, zvukové súbory a iné typy médií. Cieľom ECM je zlepšiť efektívnosť riadenia znalostí v organizácii tým, že tímom uľahčí rýchly prístup k potrebným informáciám. ECM je užitočný najmä pre väčšie organizácie, ktoré majú viacero tímov pracujúcich na rôznych projektoch súčasne.
Riadenie podnikových procesov (BPM) je založené na procesnom prístupe k riadeniu podniku. BPM sa zameriava na riadenie a optimalizáciu procesov v podniku s cieľom zvýšiť ich efektívnosť. BPM poskytuje nástroje na automatizáciu podnikových procesov, monitorovanie ich výkonnosti a riadenie zmien. BPM môže tiež poskytovať cenné informácie o výkonnosti procesov, aby podniky mohli identifikovať oblasti, v ktorých je potrebné zlepšiť efektívnosť alebo účinnosť. BPM umožňuje podnikom jednoducho sledovať výkonnosť zamestnancov a monitorovať celkovú úroveň produktivity.
Záver: Moderné platformy prinesú do podnikania poriadok
Pokiaľ sa jedná o správu digitálnych informácií, je pre úspech nevyhnutné mať k dispozícii správnu platformu.
Systémy správy dokumentov (DMS), správy podnikového obsahu (ECM) a riadenia podnikových procesov (BPM) sú výkonné nástroje, ktoré umožňujú podnikom lepšie organizovať digitálne informácie a zároveň pomáhajú zaistiť presnosť a efektívnosť ich činnosti. Výber správnej platformy bude závisieť od vašich konkrétnych potrieb - ale bez ohľadu na to, ktorú z nich si vyberiete, tieto platformy vám v konečnom dôsledku pomôžu dlhodobo rozvíjať vaše podnikanie.
V prípade, že si v oblasti správy firemných dokumentov a ich digitalizácie chcete nechať poradiť, obráťte sa na profesionálov.
