Riešenia a služby, ktoré ponúka spoločnosť Iron Mountain v oblasti digitalizácie a správy dokumentov, pomáhajú firmám a organizáciám znižovať náklady na ukladanie digitálnych údajov a papierových dokumentov, dodržiavať predpisy, ktoré regulujú správu údajov, riadiť riziká a využívať hodnotu existujúcich informácií.

Spoločnosť Iron Mountain sa už 70 rokov zameriava na bezpečnosť a spracovanie informácií. Dnes má viac ako 140 000 zákazníkov v 39 krajinách sveta – vrátane Českej a Slovenskej republiky. Na trendy v oblasti digitalizácie a digitálnej transformácie sme sa opýtali Přemysla Nikrmajera, konateľa spoločnosti.

Blíži sa čas, kedy sa firmy definitívne zbavia papierových dokumentov?

Ako spoločnosť sa postupne vydávame na túto cestu, ale podľa môjho názoru to potrvá ešte niekoľko rokov. Samozrejme, Covid výrazne urýchlil digitálnu transformáciu a upozornil vedenie firiem, že túto oblasť nemožno zanedbávať ani podceňovať - či už z hľadiska efektivity, ako aj samotnej prevádzkyschopnosti firmy pri práci z domu. Významným katalyzátorom bude aj Národný plán obnovy, spolufinancovaný EÚ, ktorý podporí digitálnu transformáciu aj v štátnej správe a v malých a stredných podnikoch. 

Je česká a slovenská legislatíva naklonená vyššej úrovni digitalizácie?

Môžeme povedať, že česká legislatíva nezaostáva za tou európskou. Od roku 2016 sme museli implementovať európske nariadenie EIDAS, na základe ktorého vznikol Zákon o službách vytvárajúcich dôveru pre elektronické transakcie (297/2016 Sb.). Ten zaručuje, že v elektronickom prostredí existuje ekvivalent vlastnoručného podpisu a že štátna správa, samospráva alebo súdy nemôžu odmietnuť dokument len preto, že je v elektronickej podobe.
Na druhej strane sa uvedená legislatíva zaoberá predovšetkým elektronickou komunikáciou medzi subjektmi verejnej správy a medzi verejnou správou a tretími stranami (občanom alebo firmou). V menšej forme sa dotýka elektronickej komunikácie medzi firmami navzájom. 

V ktorých oblastiach pokročila digitalizácia najďalej?

Z pohľadu správy dokumentov vo firmách možno povedať, že ako jedny z prvých sa na rad dostali účtovné doklady - konkrétne faktúry, ktoré mnohé firmy už niekoľko rokov digitalizujú, či už interne alebo prostredníctvom kompletného outsourcingu vrátane následnej úschovy dokumentov. Novým trendom v tejto oblasti sú fakturačné portály, kde dodávatelia zadávajú faktúry elektronicky a často vypĺňajú aj rôzne indexové polia. Predovšetkým korporácie týmto spôsobom prenášajú náklady na digitalizáciu na svojich dodávateľov a následne automaticky spracovávajú faktúry. Malé a stredné podniky často ešte stále vykonávajú tieto činnosti vo vlastnej réžii, hoci by vďaka outsourcingu a automatizácii mohli ušetriť peniaze.

Ktoré rutinné úlohy pomáha digitalizácia automatizovať?

Digitalizácia alebo digitálna transformácia sa netýka len automatizácie rutinných úloh. Jej hlavnou pridanou hodnotou je jednoduchá dohľadateľnosť a dostupnosť dokumentov vrátane ich jednoduchého zdieľania alebo vyhľadávania podľa obsahu, či možnosti filtrovania veľkého množstva dokumentov podľa rôznych kritérií. Aplikácie umelej inteligencie potom výrazne zvyšujú pridanú hodnotu dokumentov v digitálnej podobe. Umožňujú ich automatizovanú klasifikáciu, analýzu alebo vizualizáciu, ako aj sledovanie rôznych vzorcov pri odhaľovaní podvodného správania a podobne.

O aké riešenia v oblasti digitalizácie majú české podniky v súčasnosti najväčší záujem?  

 V súvislosti s pandémiou Covidu zaznamenávame zvýšený záujem klientov o služby digitálnej podateľne pre novovytvorené dokumenty, t. j. presmerovanie všetkých fyzických dokumentov na tretiu stranu, ktorá dokumenty prijme, zdigitalizuje, prostredníctvom elektronického úložiska či aplikácií pre workflow distribuuje koncovým užívateľom a následne ich uchová vo fyzickej podobe až do doby ich skartácie. S cieľom zabezpečiť kontinuitu procesov pri práci z domu firmy veľmi často spätne digitalizujú aj svoje fyzické archívy, ktoré obsahujú rôzne dokumenty.
Okrem toho rastie záujem aj o elektronické ukladanie dokumentov, ideálne s využitím cloudových riešení a s tým súvisiacich časových pečiatok a elektronických podpisov. Firmy veľmi často uprednostňujú komplexné riešenia služieb manažmentu životného cyklu dokumentov vo fyzickej, ale aj elektronickej podobe.

Akú návratnosť investícií do digitalizácie a súvisiacich služieb môžu firmy očakávať?

Pokiaľ klient porovnáva iba náklady na uchovávanie historickej dokumentácie vo fyzickej alebo elektronickej podobe, oplatí sa digitalizovať iba dokumenty s dlhou dobou archivácie (napr. 40 rokov a viac), a to z dôvodu počiatočných nákladov na skenovanie a extrakciu dokumentov.
Ak však klienti zvážia prínosy digitálnej transformácie v širšom kontexte, t. j. z hľadiska dohľadateľnosti alebo dostupnosti či zdieľania dokumentov, možnosti vyhľadávania, automatizácie manuálnych činností, zníženia chybovosti, sledovania prednastavených procesov a ich efektivity, možností analýzy dát a možností pridanej hodnoty, uvidia návratnosť investície v úplne inom svetle. Napríklad zamestnanci môžu stráviť vyhľadávaním dokumentov minútu, ale aj niekoľko hodín týždenne. Inými slovami, návratnosť investícií sa dá vypočítať v okamihu, keď dokážete kvantifikovať pridanú hodnotu všetkých vyššie uvedených komponentov.

Viac informácií o digitalizácii a správe dokumentov nájdete na www.ironmountain.sk.