Uvažujete o konverzii všetkých papierových dokumentov na digitálne? Digitalizácia celých firiem a úradov je fenoménom dnešnej doby, pretože šetrí čas zamestnancov pri administratívnych úkonoch a skladovaní originálnych dokumentov. Ale pozor, nedodržanie zákonných postupov vás môže vyjsť draho.
Ak plánujete previesť papierové dokumenty vašej spoločnosti do digitálnej podoby, je dôležité si uvedomiť, že samotné skenovanie nie je vhodným riešením. Dokumenty automaticky nezískajú rovnakú hodnotu ako ich originály, pretože zákon o účtovníctve v tomto prípade trvá na dodržaní podmienok uchovávania. Ak neskôr nebudete schopní predložiť originálnu verziu naskenovaného dokumentu, dopúšťate sa priestupku, za ktorý vám môže byť uložená pokuta až do výšky 200 000 Kč (v Českej republike).
Iba autorizovaná konverzia dokumentu vám poskytne digitálnu verziu, ktorá bude mať rovnaké právne účinky ako pôvodný dokument. Autorizovanú konverziu si však nemôžete zabezpečiť sami, a to ani pomocou kvalitného skenera. Túto platenú službu vám môžu poskytnúť len odborné pracoviská.
Autorizovaná konverzia predstavuje úplné prevedenie dokumentu z listinnej podoby do digitálnej podoby a overenie zhody obsahu dokumentu s pripojením overovacej doložky. Tento postup sa vzťahuje aj na konverziu dokumentu z dátovej správy do dokumentu v listinnej podobe - aj tu sa vyžaduje overenie zhody obsahu oboch dokumentov a pripojenie overovacej doložky.
V praxi to znamená, že s dokladmi pôjdete na Českú poštu a nájdete priehradku Czech POINT alebo sa obrátite na notára, ktorý na vašu žiadosť vykoná konverziu. Cena jednej strany autorizovanej konverzie je približne 30 Kč (platí pre Českú republiku). Jednoduchou matematikou zrejme dospejete k záveru, že predstava ušetriť čas a peniaze digitalizáciou dokumentov nebola veľmi reálna.
Určite v tom prípade, ak vám to prinesie nejaký úžitok. Digitalizácia vám môže ušetriť najmä čas. Napríklad mať zmluvy s klientmi alebo dodávateľmi v digitálnej podobe môže výrazne uľahčiť prácu celej spoločnosti. Môžete pohodlne pracovať odkiaľkoľvek a tiež ušetriť čas hľadaním dokumentov v kartotéke.
Dokumenty často nemusíte hneď autorizovane konvertovať, ale oskenovať ich s tým, že ich vytlačené originály uložíte na bezpečnom mieste a počkáte na lehotu skartácie. Po uplynutí tejto lehoty môžete originálne dokumenty s pokojom v duši bezpečne zlikvidovať.
Tip:
Ak potrebujete efektívny spôsob, ako ľahko nájsť svoje digitalizované dokumenty, so systémom DMS, ako je M-Files, nemusíte hľadať dokumenty v priečinkoch a pamätať si, kam ste ich uložili. Dokument môžete jednoducho nájsť podľa názvu alebo metadát bez ohľadu na to, kde presne sa nachádza. To výrazne zvýši vašu efektivitu pri práci s digitalizovanými dokumentmi.
