Prečo sa verejné inštitúcie a menšie spoločnosti stále spoliehajú na papierové archívy? Často v tom zohráva úlohu nedostatok vhodného vybavenia, otázka kompetencií a rozpočtu. Mnohé inštitúcie tiež podceňujú riziká spojené s fyzickým uchovávaním dokumentov alebo sa v téme digitalizácie vôbec nevyznajú. Digitálnu transformáciu firiem často blokuje aj hlboko zakorenené presvedčenie, že právnu silu majú len dokumenty v papierovej podobe.

Kedysi GDPR, dnes pandémia

Aké obavy okrem strachu z katastrofických udalostí, ako je požiar, povodeň a krádež, vedú firmy a verejné inštitúcie k digitalizácii dokumentov? Dôležitým podnetom na príslušné implementácie bolo napríklad všeobecné nariadenie EÚ o ochrane osobných údajov (GDPR), ktoré vstúpilo do platnosti v roku 2018. Najdôležitejším podnetom v roku 2020 však bola pandémia a s ňou spojená potreba pracovať na diaľku.

Práve pandémia presvedčila aj nedôverčivých, že digitalizácia dokumentov sa musí začať. Firmy dnes potrebujú používať dokumenty na diaľku, takže rozhodnutie o digitalizácii a automatizácii spracovania dokumentov je investíciou, ktorá sa im čoskoro vráti. Ručné vyhľadávanie papierových dokumentov na diaľku nie je možné, je časovo náročné a zároveň so sebou prináša riziko procesných chýb. Podľa odhadov môže jeden zamestnanec efektívne spracovať iba 200 faktúr denne. Technológie sú na tom v tomto smere podstatne lepšie.

Spoľahlivá digitalizácia vďaka outsourcingu

Zavádzanie digitálnych kancelárií naberá v súčasnosti na obrátkach, ale je často spojené s chaotickou koordináciou potrebných činností. Podľa prieskumu EY Digital Investment Index, 79 % podnikateľov priznalo, že ich aktivity v oblasti digitalizácie uviazli v počiatočnej fáze.

Spoľahlivým riešením je outsourcing IT, ktorý zahŕňa oveľa viac činností, ako len prenájom potrebného vybavenia. Renomovaní dodávatelia ponúkajú odborné poradenstvo a sú zodpovední za inštaláciu, servis a opravy príslušných zariadení. To všetko je súčasťou služby a predplatného. Klient tak môže všetku svoju energiu venovať podnikaniu a technológie zveriť externým partnerom. Fyzická neprítomnosť v kancelárii potom už nebráni v práci manažérom ani odborníkom, ktorí tak majú prístup k potrebným zmluvám, faktúram a ďalším dokumentom v online verzii.

Tip:

Pokiaľ stále váhate, či firemné dokumenty digitalizovať alebo nie, existuje riešenie, s ktorým prichádza spoločnosť Iron Mountain. Ponúka uloženie dokumentov v kartotéke a v prípade potreby dokumenty na požiadanie naskenuje. Jedná sa o službu IOD „Image On Demand“.