Každá dobrá firma časom dospeje k potrebe zavádzania inovácií. Jedným z krokov k rastu v spoločnosti je upratanie si životného priestoru v kancelárii.
Odstránenie neporiadku môže pomôcť firme ušetriť náklady a prilákať, prípadne si udržať lepších zamestnancov. Tu je 5 krokov, ktoré pomôžu vašej organizácii priblížiť sa k lepšiemu pracovisku.
Chaotický osobný priestor vedie ľudí k presvedčeniu, že vlastník tohto priestoru nemá poriadok a systém vo svojej robote, zvyčajne býva nesústredený, menej príjemný, tvrdia výskumníci z University of Michigan.
Psychológovia z univerzity skúmali úroveň neporiadku v pracovnom priestore a spôsob, akým ovplyvňuje vnímanie osobnosti majiteľa. Ľudia ktorí majú na stoloch neporiadok, sú neurotickejší a menej ochotní pracovať.
Spoločnosti, ktoré majú zavedený systém práce, postup zakladania dokumentov už pri ich spracovaní, prípadne ich skenujú, majú čistejšie pracovné prostredie a tak zvyšujú svoju produktivitu.
Modernizácia a inovácia firmy je pre ďalšiu existenciu spoločnosti potrebná. Vypoužívaný nábytok, staré monitory, počítače, prípadne iné zariadenie často ostávajú v priestoroch spoločnosti, v prázdnych zasadačkách, v skladoch alebo v pivniciach.
Nič nie je horšie ako ponechať si vyradené zariadenie v kancelárií. Odporúčame zbaviť sa všetkého starého čo zavadzia.
Zorganizujte garážový výpredaj a za lacný peniaz rozpredáte čo nepotrebujete. To čo nepredáte, darujte. Sú firmy, ktoré s podnikaním len začínajú a vašu pomoc ocenia. Rovnako neziskové organizácie alebo centrá pomoci, vám budú veľmi vďačné.
Stará technika nemá vo firme čo hľadať
Máte staré IT vybavenie, na ktoré už roky sadá prach? Vaša spoločnosť musí pracovať s čoraz väčším množstvom informácii a potrebuje preto výkonnejšiu techniku. Staré monitory, počítače, tlačiarne, servery, disky, cd nosiče, prípadne telefóny s odkazovou službou.
To všetko zaberá miesto. Vývoj a modernizácia elektronických zariadení je rýchla. To čo dnes IT firmy dodajú na trh ľudom je už o rok nedostačujúce. Žiada si to aktualizáciu softwéru či modernizáciu zariadenia. Niečo sa zrecyklovať dá, ale niektoré zariadenia sú vhodné už len na zlikvidovanie.
Podľa štatistík Ministerstva životného prostredia sa v roku 2018 na Slovensku vyzbieralo 31 836 640 kg elektroodpadu. Pokiaľ sa chce firma zbaviť IT zariadení, môže osloviť napríklad organizáciu ktoré sa spracovaniu IT vyradených zariadení venujú.
„Odvoz zabezpečujeme priamo z priestorov firmy k autorizovanému spracovateľovi. Následne zašleme firme, ktorá nám odovzdala IT zariadenia potvrdenie od spracovateľa pre potreby účtovníctva o tom, že elektrozariadenia boli recyklované v súlade so zákonom. Túto službu poskytujeme firmám, školám a obciam na celom území SR zdarma“ hovorí Lívia Burzová z organizácie Sewa. Preto, objednajte si profesionálov. Existujú spoločnosti, ktoré vás zbavia nepotrebného zariadenia zodpovedne, bezpečne a ekologicky. A vám ostane čas na podnikanie.
Napriek trendu bezpapierových pracovísk, je a bude na Slovensku ešte dlho nemožné toto zrealizovať na 100 percent. Denne vyhodíme do 1000 ton papierového odpadu, ktorý by zaplnil takmer 1 km dlhý nákladný vlak a toto množstvo sa ďalej zväčšuje.
Zatiaľ čo odborníci hovoria, že je ťažké odstrániť všetok papier z kancelárií, vaša organizácia môže pracovať na tom, aby ste papier používali s rozumom a zodpovedne.
To znamená, tlačiť naozaj len nevyhnuté dokumenty, to čo príde poštou, vrátane faktúr, úradnej korešpondencie a zmlúv môžete rovno skenovať, ukladať a uchovávať. Podľa zákona má mať každá firma registratúrny plán. Ak neviete ako ho vytvoriť, napĺňať a dodržiavať, poraďte sa profesionálmi.
"Každá spoločnosť má mať vytvorený registratúrny poriadok: čo uchovávať, ako, prečo a kde. Niektoré dokumenty sú však po uplynutí zákonnej lehoty vhodné na bezpečné skartovanie." približuje Maroš Vindiš, špecialista pre registratúrny poriadok a uchovávanie dokumentov zo spoločnosti Iron Mountain Slovakia.
Zvyčajne si deň plánujete, ale aj tak vám počas dňa prídu do cesty urgentné úlohy? Vtedy ste pod stresom a súbory ukladáte hlava nehlava na plochu svojho počítača. Do emailovej doručenej pošty vám prichádzajú miliardy dát a vy ich neviete zbaviť. Všetky tieto situácie kradnú váš čas. Vyhrať nad nimi je tiež nemožné, tak čo s tým?
Podľa zakladateľa TimeManagement.sk, Andreja Mikulu, našťastie existuje riešenie ako si upratať emaily. Chce to trochou disciplíny, ale stojí to za to. Vaše IT oddelenie by malo starostlivo informovať zamestnancov o pravidlách uchovávania údajov a dát vo vašej spoločnosti. Mali by rozposlať e-mail na zamestnancov so žiadosťou odstránenia si svojich osobných súborov a emailov z počítača do stanoveného termínu.
Akonáhle uplynie termín, IT oddelenie môže začať podľa interných pravidiel uchovávať dohodnuté súbory a zvyšok vymažú. Uvidíte ako sa vám uľaví a zjednoduší pracovný postup.
