Stáva sa vám občas, že pri otvorení dverí do vašej kancelárie vás prepadne pocit skľúčenosti? Zamysleli ste sa niekedy nad tým, že spomínané pocity môžu prameniť z neporiadku na vašom pracovnom stole a v počítači?
Vedeli ste, že čisté pracovné prostredie vám dodá chuť pracovať? My vám prezradíme ako tento stav dosiahnuť.
Verte, či nie, tajomstvo pozitívneho pracovného naladenia je okrem iného ukryté aj v poriadku na pracovisku. A tým nemáme na mysli všetky príručky a odporúčania, ktorými vás zasypal váš nadriadený pri nástupe do zamestnania, ale poriadok na vašom pracovnom stole, v jeho zásuvkách, v zakladačoch, v sklade a samozrejme aj v e-mailovej schránke a pracovnej ploche vášho počítača. Tento fakt je aj vedecky podložený.
Tak napríklad výskumníci z Michiganskej univerzity zistili, že chaotický pracovný priestor spôsobuje u jeho pôvodcu neurotické správanie. To si o vás myslia aj vaši kolegovia.
Na základe výskumu spoločnosti Adecco až 57% pracujúcich posudzuje svojich kolegov aj podľa čistoty pracovného stola a až polovica respondentov z tohto výskumu pociťuje zdesenie, keď vojde do kancelárie zapratanej šanónmi a papiermi.
Vertikálne usporiadané dokumenty zoradené v zásuvke podľa farby
Metódu KONMARI má na svedomí Marie Kondo, japonská poradkyňa pre organizovanie poriadku nielen v domácnosti, ale aj pracovnom prostredí.
Základom jej filozofie je, že všetky veci by mali byť upratané vertikálne a zoradené vo farebnej škále od najtmavších farieb po najsvetlejšie.
Prenesme si to teda do praxe. Zoberte si do rúk hŕbu papierov na vašom stole. Na začiatok by ste si mali zaobstarať niekoľko farebných šanónov a začať dokumenty kategorizovať. A to dvomi spôsobmi. Po prvé roztrieďte dokumenty podľa naliehavosti – PREČÍTAŤ, UROBIŤ a ZALOŽIŤ.
Po tejto selekcii vám budú pribúdať dokumenty v sekcii ZALOŽIŤ. V tomto kroku si môžete čiastočne poblahoželať, pretože ste sa stali efektívnejším a produktívnejším, čo si určite už všimol aj váš nadriadený. No, ale čo s kopou dokumentov v šanóne ZALOŽIŤ?
Platná legislatíva Slovenskej republiky prikazuje fyzickým aj právnickým osobám uchovávať niektoré dokumenty celé roky až desaťročia. Patria sem napríklad faktúry, objednávky, pokladničné bloky a knihy , výplatné a mzdové listy zamestnanca, zmluvy, účtovné závierky a iné dokumenty uvedené v niekoľkých právnych normách od zákona o archívoch a registratúrach, cez zákon o účtovníctve a zákon o DPH po zákon o sociálnom poistení či zákon o zdravotnom poistení.
Na každý dokument je preto vhodné vytvoriť jeden odlišný farebný šanón, aby ste sa v nich vedeli vyznať.
Zvlášť tiež zakladajte účtovné dokumenty – faktúry vystavané, faktúry odoslané, faktúry prijaté, bankové výpisy a podobne. Tak isto postupujte pri personálnych a právnych dokumentoch.
Možno vám práve napadla myšlienka, že týmto spôsobom kanceláriu zapracete farebnými šanónmi za krátky čas a už o pár týždňov ich nebudete mať kam ukladať.
Preto je vhodný čas pouvažovať nad digitalizáciou spomínaných dokumentov či ich uskladnením mimo pracoviska. Zákony totiž ukladajú povinnosť väčšinu z nich uchovávať desať a viac rokov, pričom právna norma o archívoch a registratúrach tiež stanovuje postup ako po uplynutí požadovanej legislatívnej lehoty dokumenty zlikvidovať.
„Ak chcete mať vo firemných dokumentoch poriadok, odporúčame osloviť odborníkov. Jedna z možností je, že na začiatku spolupráce prídeme k vám do firmy, roztriedime všetky vaše dokumenty a informujeme vás, čo je treba ponechať a čo môžete vyradiť a bezpečne skartovať,“ hovorí Mikuláš Herškovič, riaditeľ spoločnosti Iron Mountain Slovakia, ktorá sa zaoberá skladovaním a digitalizáciou dokumentov vo viac ako 51 krajinách sveta, už takmer 70 rokov.
Po prvotnej analýze vašej firemnej agendy a na základe vzájomnej dohody, už pracovníci z Iron Mountain urobia všetko za vás. Papierové dokumenty bezpečne odvezú do ich archívu - priestoru registratúrneho strediska a zvyšné dokumenty na základe dohody zdigitalizujú: "V tomto procese sa pomocou rozpoznávania textu môžu získavať aj tzv. metadáta, aby bolo možné v dokumentoch vyhľadávať potrebné informácie.
Takže ak vo vašom podniku nastane situácia, že sa potrebujete dostať k päť rokov starej zmluve, stačí ak po prihlásení sa do klientskej zóny, do vyhľadávača, zadáte hľadaný výraz a za niekoľko sekúnd sa vám požadovaný zdigitalizovaný dokument zobrazí na obrazovke vášho počítača,“ vysvetľuje ďalej Mikuláš Herškovič.
Hlavnou výhodou digitalizácie je nepochybne zvýšenie efektivity práce vo vašej spoločnosti a poriadok na pracovisku.
Čistý pracovný stôl, na ktorom bude len laptop, pero, zápisník a fotografia vašich najbližších už nemusí byť len víziou, ale realitou. Okrem toho poriadok vo firme ide ruka v ruke s pracovným výkonom, ktorý predurčuje úspech spoločnosti na trhu.
