Metóda KonMari je životná filozofia, ktorá spočíva v harmonickom usporiadaní vecí okolo nás. Vyvinula ju japonská odborníčka Marie Kondo, ktorá učí ľudí, ako sa zbaviť nepotrebných vecí a obklopiť sa len tým, čo je pre nás prospešné. Ako spisovateľka je známa po celom svete. Jej knihy vyšli v tridsiatich jazykoch. Ako nám jej metódy môžu pomôcť pri triedení dokumentov alebo údajov v pracovnom prostredí?
Premýšľali ste niekedy o metódach upratovania KonMari v súvislosti so správou životného cyklu informácií? Dajú sa tieto dve oblasti prepojiť? Mantra Marie Kondo "Uprac svoj priestor, zmeň svoj život" môže firmám pomôcť realizovať prípadné zmeny a urobiť poriadok nie len na pracovnom stole, ale aj v počítači. Predstavte si, aké výhody by firmy získali, keby mali úplný prehľad vo svojich dátach a dokumentoch.
Ak chcete naozaj získať jednoduchší prístup k informáciám, je potrebné ich dôkladne roztriediť.
„Najskôr zahoď“ je ideálny spôsob, ktorý vám pomôže začať. Skontrolujte svoj skartačný plán vrátane metadát a vyraďte všetko, čo už malo byť zničené. Buďte dôslední - nájdite všetko, či už je to uložené v kartotékach, na policiach, na serveroch, v interných systémoch alebo v cloude, a riadne to zlikvidujte v súlade s predpismi a internými zásadami. Marie Kondo nabáda firmy, aby sa poďakovali svojim informáciám za ich službu a potom ich nechali odísť.
Až 75 % firiem pre istotu volí stratégiu „ zachovať všetko“
Keď firma vyčistí svoj fyzický a virtuálny priestor, zamestnanci môžu jednoduchšie nájsť potrebné informácie. Tento proces pomáha zvýšiť produktivitu a zabraňuje plytvaniu energie pri dlhom hľadaní. Vytvára sa efektívnejší priestor na rozhodovanie a spoluprácu. Likvidácia nepotrebných informácií znižuje možnosť hackerského útoku alebo náhodného úniku informácií, zároveň znižuje riziko zverejnenia údajov alebo dokonca potenciálneho poškodenia dobrého mena spoločnosti.
Marie Kondo nabáda k upratovaniu podľa kategórií, nie podľa lokality. Firmy, ktoré rozdeľujú informácie medzi rôzne oddelenia, riskujú, že im uniknú dôležité kategórie, ktoré si vyžadujú osobitnú starostlivosť a pozornosť v rámci celej organizácie.
Hĺbková kontrola počas celého životného cyklu si vyžaduje označenie finančných, strategických a súkromných informácií jednotlivcov na účely zvýšenej bezpečnostnej ochrany. Týmto spôsobom sa obmedzí prístup a ich použitie vo všetkých geografických lokalitách. Poriadok podporuje dodržiavanie Všeobecného nariadenia o ochrane osobných údajov a Zákona o ochrane súkromia spotrebiteľov.
Jednou z najťažších vecí je rozhodnúť sa, čo si nechať a čoho sa s pokojom zbaviť. V dnešnej dobe sú dáta hlavným aktívom firiem. Digitálne nástroje dokážu skenovať údaje a poskytnúť organizáciám prehľad o trendoch, predpovedať výsledky a pomôcť pri rozhodovaní, akou cestou sa vydať s cieľom zlepšiť svoje podnikanie.
Skôr ako zlikvidujete dokumenty, ktoré už prešli skartačnou lehotou, opýtajte sa kolegov, či by sa im ešte mohli hodiť. Moderné organizácie potrebujú nastaviť špecifické pracovné postupy a metódy, ktoré im pomôžu odpovedať na otázku "Môže to byť pre nás ešte užitočné?". Jednou z takýchto metód je automatické zasielanie e-mailov majiteľom dokumentov pred ich likvidáciou. Máriina zásada - nikdy nevyhadzovať cudzie veci bez súhlasu, by mala byť rešpektovaná aj pri správe životného cyklu dokumentov.
Riadenie životného cyklu informácií je v moderných organizáciách komplexnou úlohou. S metódou KonMari, ktorá pomáha zefektívniť uchovávanie informácií, sa tento proces zjednodušuje. Po odstránení všetkého nepotrebného vzniká priestor pre nové nápady a príležitosti. Jasná vízia a cieľ pomáhajú všetkým oddeleniam správne upratať a nastaviť pravidlá tak, aby poriadok v ideálnom prípade zostal navždy.
Máte zmätok v tom, čo môžete legálne zlikvidovať a čo nie? Alebo máte dokumenty, ktoré chcete skartovať, ale neviete, ako to urobiť bezpečným a ekologickým spôsobom? Dohodnite si konzultáciu s odborníkmi zo spoločnosti Iron Mountain, ktorí vám poradia, ako na to.
